Procedimiento y Formatos

Teniendo en cuenta los requisitos técnicos generales para la elaboración de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD, se comparte a continuación los documentos técnicos a tener en cuenta para iniciar el trámite de Evaluación y Convalidación:

Requisitos para la presentación de las Tablas (Tablas de Retención TRD y Tablas de Valoración Documental TVD) Para evaluación y convalidación al Consejo Departamental de Archivos de Antioquia.

De igual forma, se comparte a continuación el procedimiento y formatos del Consejo Departamental de Archivos de Antioquia asociados al trámite de Evaluación y Convalidación de las de Tablas de Retención Documental – TRD y de las Tablas de Valoración Documental – TVD:

PR-M7-P4-053 Procedimiento Evaluación y Convalidación de Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de Valoración Documental - TVD

FO-M7-P4-050 CONCEPTO TÉCNICO EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD

FO-M7-P4-051 CONCEPTO TÉCNICO EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD

Si presenta inconvenientes con los enlaces, puede realizar la consulta directamente en el Sistema Integrado de la Gobernación de Antioquia con los códigos asociados al procedimiento y a los formatos en el siguiente enlace: https://isolucion.antioquia.gov.co/PaginaLogin.aspx

Radica tu trámite en línea

Las entidades pueden realizar la radicación de la Solicitud de Evaluación y Convalidación de sus Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental a través del correo electrónico oficial de la Gobernación de Antioquia: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.

Con la radicación a través del correo electrónico de la Gobernación de Antioquia, se disminuyen los tiempos y desplazamientos a nuestros usuarios. Una vez enviada la información, automáticamente se enviará el número de radicado con el cual puede hacer seguimiento al trámite.

Teniendo en cuenta la función del Consejo Departamental de Archivos de Antioquia de emitir los conceptos sobre las TRD o las TVD que sean necesarios, luego de su revisión y convalidación, y solicitar que se hagan los respectivos ajustes, en el siguiente enlace puede realizar el seguimiento a su solicitud digitando el número de radicado asignado:

Consulte el estado de su trámite aquí

Si desde el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia se ha dado respuesta, encontrará en la parte inferior un botón para ver el comunicado y sus respectivos anexos

Recuerde que teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 13 del Acuerdo 004 de 2019 del Archivo General de la Nación – AGN, las instancias competentes tendrán un plazo máximo de hasta noventa (90) días hábiles, para evaluar y emitir concepto técnico sobre las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental TVD que le sean presentadas para convalidación. Este término inicia desde el día siguiente a la radicación de la solicitud de convalidación de tales instrumentos archivísticos.

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Actas de Consejo

En atención a los establecido en el artículo 2.8.2.1.10. del Decreto 1080 de 2015, el cual establece que los Consejos territoriales de archivos, sesionarán ordinariamente cada dos meses y extraordinariamente cuando se requiera; sus deliberaciones se consignarán en actas que deberán ser publicadas en las páginas Web de las respectivas gobernaciones o alcaldías. Las sesiones podrán llevarse a cabo virtualmente, teniendo en cuenta lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

A continuación, se encuentran las actas Bimestrales y Extraordinarias de las sesiones del Consejo Departamental de Archivos de Antioquia:

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Informes de Gestión

Eventos de Capacitación

Reporte Política de Gestión Documental

En esta sección podrá conocer el nivel de avance de la implementación de la Política de Gestión Documental del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG y un comparativo con la vigencia de los últimos cuatro años de generación del reporte.

Esta información se realiza con base a los reportes de Resultados Históricos publicados por Función Pública.

Desde el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia se pone a disponibilidad un cuadro resumen con los resultados de las entidades de la jurisdicción que diligenciaron el Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión - FURAG:

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Seguimiento Entidades

Desde el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia teniendo en cuenta la función de hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas, realiza encuestas, reuniones y mesas de trabajo con las entidades de la jurisdicción del departamento en la cual se indaga sobre los principales instrumentos de la gestión documental y con base a esto se presenta el informe.

A continuación, se presenta el reporte de la encuesta realizada por entidad:

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El Consejo Departamental de Archivos de Antioquia- CDA de Antioquia es una instancia encargada de “articular y promover el desarrollo de la función archivística en sus territorios”. Hace parte del Sistema Nacional de Archivos y está regulado por el Decreto 1080 de 2015.

En el departamento de Antioquia, el CDA fue creado mediante el decreto departamental 2021070000887 del 22 de febrero de 2021, y ha sido reestructurado en tres ocasiones.

- Decreto 2306 de 2013

- Decreto 1784 de 2014 

- Decreto 2021070000887 de 2021 

Funciones y deberes del consejo 

El Consejo Departamental de Archivo cumple con los siguientes deberes y funciones:

1. Asesorar a la Dirección Técnica de Gestión Documental de la Gobernación de Antioquia en materia de aplicación de la política archivística.

2. Hacer Seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas. 

3. Programar y coordinar acciones acordes con las políticas, planes y programas propuestos por el Archivo General de la Nación, bajo la coordinación de la Dirección de Gestión Documental de la Gobernación de Antioquia. 

4. Evaluar las Tablas de Retención Documental - TRD y las Tablas de Valoración Documental - TVD de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas del Departamento, incluyendo las de los municipios, aprobadas por los Comités de Gestión y Desempeño, emitir concepto sobre su elaboración y solicitar, cuando sea del caso, los ajustes que a su juicio deban realizarse. 

5. Emitir conceptos sobre las TRD o las TVD de los entes departamentales y municipales que sean necesarios, luego de su revisión y/o convalidación y solicitar que se hagan sus respectivos ajustes cuando sea necesario.

6. Presentar semestralmente dentro la respectiva vigencia, informes de su gestión al Archivo General de la Nación-AGN. 

7. Evaluar y presentar al Archivo General de la Nación-AGN las solicitudes de declaratoria de archivos y documentos como bienes de interés cultural.

8. Evaluar y aprobar los planes especiales de manejo y protección relacionados con los archivos y documentos declarados como bienes de interés cultural. 

9. Apoyar la gestión de programas y proyectos de los archivos de Antioquia en todo lo atinente a la organización, conservación y servicios de archivo, de acuerdo con la normatividad y parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación-AGN. 10

10. Informar al Archivo General de la Nación, las irregularidades en el cumplimiento de la legislación archivística, así como sobre cualquier situación que a su juicio atente contra el patrimonio documental del país.

Miembros del Consejo

El Consejo Departamental de Archivos de Antioquia está conformado de la siguiente manera:

1. Secretario de Suministros y Servicios, quién lo presidirá 

2. El Director Técnico de la Dirección de Gestión Documental, quién hará las veces de secretario técnico del Consejo.

3. El Secretario de Tecnologías de Información y las Comunicaciones 

4. El Director del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia 

5. El Gerente de Auditoria Interna de la Gobernación.

6. El Presidente o Secretario de la Academia Antioqueña de Historia 

7. Un representante de los archivistas, designado por el Colegio Colombiano de Archivistas y la Sociedad Colombiana de Archivistas.

8. Un representante de las Instituciones de Educación Superior de Antioquia o del Servicio Nacional de Aprendizaje, que tengo formación en Archivística.

9. Un representante de la Cámara de Comercio, con asiento en el departamento de Antioquia.

Directorio e información de contacto

Dirección

Gobernación de Antioquia Calle 42B #52-106, Centro Administrativo Departamental José María Córdova, La Alpujarra. Sótano Oficina 005 Dirección de Gestión Documental.

Horario atención: lunes a jueves de 7:30 a. m. a 12:00 m. y de 1:30 p. m. a 5:15 p. m.

y los viernes de 7:30 a. m. a 12:00 m. y de 1:30 p. m. a 4:00 p. m.

Línea de atención ciudadana

Teléfono: (+57 604) 409 9000

Línea Gratuita Nacional: 01 8000 419000

Correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.