Racionalización de trámites: herramienta para garantizar los derechos de los ciudadanos y mejorar la confianza en el Estado

Con el propósito de cumplir los principios de eficiencia y de transparencia administrativa en la prestación los servicios y garantizar el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, el Gobierno Nacional impulsa la implementación de la Política de racionalización y simplificación de trámites.

El Gobierno Nacional, en este sentido marcó un hito con la expedición del Decreto Ley 019 de 2012, conocido como la Ley Antitrámites, consiste en suprimir o reformar los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarios existentes en la Administración Pública, facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades, contribuir a la eficiencia y eficacia de éstas y desarrollar los principios constitucionales que la rigen.

La Política de Racionalización de Trámites es un mecanismo con el que se da cumplimiento tanto a la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información (Ley 1712 de 2014), en lo relacionado con la publicación y registro de los trámites en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT y en la publicación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Para la ejecución de este fin, la racionalización de los trámites surge como una herramienta de gran valor para facilitar la interacción de la ciudadanía con las entidades de la Administración, contribuir a la eficacia y eficiencia de las entidades y fortalecer los principios de buena fe, confianza legítima, transparencia y moralidad. Para racionalizar sus trámites, las entidades podrán adelantar tres tipos de mejoras:

- Administrativa: simplificar y mejorar procesos internos como horarios de atención, tiempos de ejecución, costos asociados al trámite para el ciudadano, costos internos para la entidad, requisitos asociados al trámite como formularios, formatos y medios de pagos.

- Normativa: modificar o suprimir las normas que respaldan el trámite y así ampliar la vigencia del mismo, reduciendo plazos, tiempos, costos, requisitos o eliminarlo.

- Tecnológica: está asociada al uso de mecanismos tecnológicos y de comunicación, de tal manera que un trámite que es presencial pueda ser disponible en línea a través de la web, de forma total o parcial.

Dentro de estos tipos de acción se asocian diversas tareas que ayudan a lograr el propósito de racionalizar un trámite como son:

1. Simplificación: se entiende la aplicación de estrategias que conduzcan a hacer más efectivos los trámites como reducción de costos, documentos, pasos a seguir, requisitos y tiempo de duración del trámite.

2. Estandarización: se busca establecer trámites equivalentes frente a pretensiones similares que pueda presentar una persona ante diferentes autoridades.

3. Eliminación: busca suprimir trámites que cuestan tiempo y energía, y que son inútiles para el Estado y engorrosos para la ciudadanía; estos trámites se caracterizan por no tener sustento jurídico o por carecer de pertinencia administrativa.

4. Optimización: se entiende como una serie de actividades que permiten aumentar el grado de satisfacción del usuario, a través de actividades como modernización en las comunicaciones, relaciones entre entidades, consultas entre áreas o dependencias de la entidad, aumento de puntos de atención y reducción del tiempo en los puntos de atención, entre otras.

5. Automatización: la entidad se apoya en el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación -TIC, para apoyar y optimizar los procesos que soportan los trámites. El mecanismo de la automatización integra diversas herramientas tecnológicas en los diferentes momentos de los trámites, para facilitar el acceso a la información, reducir los costos de los trámites y generar menores desplazamientos a los usuarios. Como ejemplo se pueden resaltar los pagos en línea, los formularios en línea y la recepción de documentos en línea.